Ogni volta che una PMI mi chiede un preventivo per la consulenza informatica, la domanda vera che ha in testa è un'altra: non è che mi conviene assumere qualcuno e togliermi il pensiero?
È una domanda legittima e merita una risposta onesta, non commerciale. In alcuni casi assumere conviene davvero, e dirlo mi costa un contratto. In altri è la scelta che porta un'azienda a pagare uno stipendio per avere meno competenza di prima. La differenza non sta nella dimensione dell'azienda, come si crede di solito, ma in due cose molto più concrete: quanto è prevedibile il carico di lavoro IT, e quante competenze diverse servono contemporaneamente.
Il conto che quasi nessuno fa correttamente
Partiamo dai numeri, perché è lì che si nascondono gli errori di valutazione.
Un sistemista junior con due o tre anni di esperienza costa in Italia tra i 30.000 e i 38.000 euro lordi l'anno. Il costo aziendale reale, con contributi, TFR, formazione, postazione e strumenti, arriva facilmente a 45.000-52.000 euro. Sono 3.700-4.300 euro al mese.
Fin qui il calcolo lo fanno tutti. Quello che quasi nessuno mette nel conto è cosa succede quando quella persona è in ferie, in malattia, o si dimette. Un ransomware non aspetta il rientro dalle vacanze. E soprattutto: un sistemista junior sa fare bene il lavoro da sistemista junior. Non sa progettare una migrazione cloud, non sa fare un adeguamento NIS2, non sa dirti se il tuo backup funziona davvero.
Il punto è questo. Non stai scegliendo tra "una persona interna" e "un fornitore esterno". Stai scegliendo tra una competenza a tempo pieno e cinque competenze diverse a tempo parziale.
I tre momenti in cui l'interno vince
Non è sempre l'esterno la risposta giusta. Ci sono situazioni in cui assumere è chiaramente meglio, e sono riconoscibili.
Il carico è alto e costante. Se hai 40 postazioni, un gestionale usato da tutti, un magazzino informatizzato e qualcuno che chiama per un problema tre volte al giorno, quella persona ha già una giornata piena. Pagare a ore un fornitore per un carico continuo è il modo più veloce di spendere il doppio.
La presenza fisica è parte del lavoro. Produzione, macchinari collegati in rete, laboratori, magazzini. Se qualcuno deve alzarsi e andare fisicamente a vedere una cosa più volte alla settimana, la reperibilità remota non basta.
Il know-how è troppo specifico per uscire dall'azienda. Software verticali sviluppati in casa, processi che nessuno ha mai documentato, integrazioni costruite negli anni. In quel caso una figura interna diventa la memoria dell'azienda, e vale più della sua competenza tecnica.
Se ti riconosci in tutti e tre, il consulente esterno ti serve al massimo come affiancamento su progetti specifici. Assumi.
I momenti in cui l'esterno è l'unica scelta sensata
Poi c'è il caso opposto, ed è quello più frequente nelle aziende tra i 10 e i 50 dipendenti.
Il carico ordinario è basso: qualche problema alla settimana, niente che giustifichi uno stipendio. Ma ogni tanto arriva qualcosa di grosso che richiede competenze che nessun profilo singolo ha tutte insieme. Una migrazione al cloud. Un adeguamento normativo. Un attacco. Il gestionale da rifare.
È la situazione in cui una PMI si trova a chiamare tre fornitori diversi e a fare da tramite tra loro, senza avere gli strumenti per capire chi dei tre ha ragione.
Un consulente IT esterno serve esattamente a questo: essere la persona che quei tre fornitori li coordina, e che risponde a te e non a loro.
Il momento sbagliato per chiamare
C'è un dato che sento ripetere ai clienti fino alla noia, ma continua a non essere creduto finché non capita: intervenire in emergenza costa dalle quattro alle cinque volte più che prevenire lo stesso problema.
Il fermo macchina di una PMI con venti dipendenti supera facilmente i 5.000 euro al giorno tra produttività persa, fatturato bloccato e costi di ripristino. Non è una stima teorica: è quello che succede quando un lunedì mattina il server di produzione non si accende.
Il problema è che i guasti informatici più costosi non fanno rumore prima di esplodere. Ne ho visti diversi, e hanno tutti la stessa forma.
Un e-commerce con il checkout che falliva a intermittenza. Il cliente pensava fosse il gateway di pagamento e ci aveva litigato per settimane. Il gateway non c'entrava: era il limite di memoria PHP troppo basso, e ogni ordine sopra una certa complessità moriva in silenzio. Nessun errore visibile al cliente finale, solo ordini "falliti" senza spiegazione. Quanti ordini persi prima di accorgersene, non lo sapremo mai.
Un sito che aveva perso traffico organico senza motivo apparente. Nessun errore, nessuna penalizzazione, il sito rispondeva perfettamente. Il CDN davanti al sito aveva una protezione anti-bot attiva che restituiva un challenge JavaScript a Googlebot. Google non riusciva più a scansionare il sito. Il pannello non lo segnalava da nessuna parte.
E un caso che riguarda me direttamente: un form di contatto che ha rifiutato ogni singolo invio per mesi. Nessun errore in console, nessuna riga nei log, la pagina rispondeva 200. L'ho scoperto solo andandolo a cercare.
Il filo comune è sempre lo stesso. Questi guasti non si annunciano. Non compaiono nei log, non generano allarmi, e tutto continua a sembrare funzionante. Si trovano solo se qualcuno li va a cercare, o se hai messo qualcosa che li cerchi al posto tuo.
È esattamente il lavoro per cui esiste un consulente IT: non riparare quello che si è rotto, ma trovare quello che si è rotto senza dirlo.
Quanto costa davvero, in pratica
I modelli di ingaggio in Italia sono sostanzialmente tre, e confonderli è il motivo per cui certi preventivi sembrano incomparabili.
A ore, senza contratto. Tra i 60 e i 120 euro l'ora a seconda della specializzazione. Ha senso per interventi isolati e per capirsi le prime volte. Diventa il modello più caro di tutti nel momento in cui gli interventi superano le tre o quattro ore al mese, perché nessuno sta lavorando alla prevenzione: paghi solo le riparazioni.
Canone mensile con monte ore. Da qualche centinaio di euro al mese per una PMI piccola fino a oltre duemila per infrastrutture articolate. Include manutenzione preventiva, monitoraggio e un numero di ore concordato. È il modello che conviene alla maggioranza delle aziende tra i 10 e i 50 dipendenti, perché sposta la spesa dalla riparazione alla prevenzione e rende il costo prevedibile.
Progetto a corpo. Per interventi con un inizio e una fine: una migrazione cloud, un adeguamento normativo, il rifacimento di un'infrastruttura. Si quota sul progetto, non sul tempo.
Il confronto onesto con l'assunzione, per una PMI di venti-trenta postazioni, è questo: un contratto di assistenza con SLA costa in un anno una frazione del costo aziendale di un sistemista junior, e ti dà accesso a competenze che quel profilo non ha. Sopra le quaranta-cinquanta postazioni con carico costante, l'equazione comincia a girare dall'altra parte.
Attenzione a una voce che nei preventivi non compare quasi mai: il costo di uscita. Se domani cambi fornitore, chi ha le password? Dove sono documentate le configurazioni? Un fornitore che non ti lascia la documentazione non ti sta vendendo un servizio, ti sta vendendo una dipendenza. Mettilo per iscritto prima di firmare, non dopo.
Come si valuta un consulente IT prima di firmare
Se decidi per l'esterno, il rischio si sposta: scegliere male il fornitore. Ci sono quattro domande che filtrano bene.
Chiedi un audit prima di un preventivo. Un consulente serio guarda l'infrastruttura prima di dirti quanto costa sistemarla. Chi ti manda un'offerta senza aver visto niente sta vendendo un pacchetto, non una soluzione.
Chiedi cosa succede se lui non c'è. È la stessa vulnerabilità della figura interna, spostata. Se il tuo fornitore è una persona sola senza backup, hai solo cambiato il nome del problema.
Chiedi come misura quello che fa. Report mensili, monitoraggio, tempi di risposta tracciati. Se la risposta è "ci sentiamo quando serve", non stai comprando un servizio ma una reperibilità.
Chiedi di parlare con un cliente che se n'è andato. Nessuno lo fa mai, e le risposte sono molto più informative delle referenze scelte con cura.
La terza via, che di solito è quella giusta
Nella maggior parte delle PMI che seguo la risposta finale non è né interno né esterno: è una figura interna operativa più un consulente esterno per la strategia e le competenze specialistiche.
L'interno gestisce il quotidiano, conosce le persone, sa dove sono le cose. L'esterno interviene sulle scelte che l'interno non può prendere da solo, porta le competenze che servono poche settimane l'anno, e fa da contrappeso tecnico quando un fornitore prova a vendere qualcosa che non serve.
Il costo di questa combinazione è quasi sempre inferiore a quello di due assunzioni, e copre molte più aree.
Come lavoriamo noi
Partiamo sempre da un audit dell'infrastruttura, prima di qualsiasi proposta: server, rete, backup, sicurezza, licenze, e le procedure che nessuno ha mai scritto. Da lì esce una fotografia dello stato reale con le priorità in ordine di rischio, non in ordine di fatturato per noi.
Se vuoi capire a che punto sei prima di decidere se assumere o affidarti a qualcuno, parliamone: l'audit iniziale serve proprio a prendere quella decisione con dei dati in mano.
A che punto sei?
Partiamo da un audit dell'infrastruttura: server, rete, backup, sicurezza. Ne esce una fotografia con le priorità in ordine di rischio.
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